CloudFarma

CloudFarma è la piattaforma tecnologica innovativa progettata per la gestione flessibile dei network di farmacie e dei gruppi della filiera farmaceutica.

CloudFarma è uno strumento flessibile, potente, e affidabile, che consente di seguire la farmacia ovunque e in sicurezza ed è compatibile con tutti i dispositivi mobile.

Il mercato in continua evoluzione richiede una maggiore capacità e velocità di adattamento, con un’attenzione sempre più stringente alla marginalità risultante dall’attività commerciale ed alla capacità di interazione tra le farmacie di un gruppo.

CloudFarma nasce con l’obiettivo di fornire una soluzione di alto livello qualitativo, uno strumento efficace e flessibile per la gestione di gruppi di farmacie.

Tale sistema è stato progettato per offrire un valido supporto agli aspetti chiave utili a massimizzare la marginalità come gli approvvigionamenti ottimizzati, le politiche di vendita mirate, efficaci iniziative di fidelizzazione dei clienti ed il controllo di gestione puntuale e molte altre funzionalità specifiche per i gruppi.

CloudFarma, avvalendosi delle tecnologie più innovative in ambito informatico, fonda le sue basi sull’aspetto fondamentale rappresentato dalla centralizzazione del dato costantemente sincronizzato con le farmacie periferiche

La sincronizzazione non richiede alcun intervento da parte del Farmacista o dei suoi collaboratori, i quali possono continuare ad usare il gestionale in modo assolutamente trasparente. Le informazioni raccolte vengono archiviate con tecniche che garantiscono l’accesso esclusivo alle utenze autorizzate dal Farmacista stesso secondo più livelli di accesso.

 

CloudFarma – A chi si rivolge

La piattaforma CloudFarma è stata progettata per l’utilizzo di diverse realtà:

  • Reti o Catene di farmacie
  • Gruppi di farmacie della stessa proprietà
  • Consulenti di gestione di farmacie
  • Farmacie Comunali
  • Grossisti/Cooperative

 

La piattaforma CloudFarma

  • Potenza di calcolo 500 Core
  • 200 gb RAM
  • Storage 300 terabyte
  • Connettività principale: 1,3+ Gbit, +100 Mbit via ponte radio
  • Sicurezza dei dati
  • ISO27001:2013
  • PCI-DSS
  • Reperibilità H24 – D365

 

Dati ovunque ed in totale sicurezza

I requisiti in termini di sicurezza adottati si ispirano all’Home Banking:

 

  • Trasmissione cifrata (SSL – AES 128)
  • Autenticazione utenti
  • Monitoraggio accessi
  • Backup costanti e fail-over
  • Sicurezza Perimetrale
  • Certificazione ISO/IEC 27001:2013
  • Certificazione PCI-DSS

 

CloudFarma

Principali funzionalità centralizzate

  • Interazione in tempo reale con le farmacie periferiche
  • Dati gestionali costantemente sincronizzati
  • Magazzino virtuale centralizzato
  • Anagrafiche centralizzate e circolari
  • Acquisizione e gestione listini di acquisto
  • Pianificazione degli acquisti e previsione e delle vendite
  • Gestione Ordini con smistamento automatico
  • Ordine delegato per rifornimento giornaliero
  • Analisi sottoscorta e bilanciamento magazzini
  • Acquisizione e controllo fatture fornitori
  • Gestione prezzi di vendita e politiche commerciali
  • Gestione Fatture e Documenti di Trasporto
  • Analisi statistiche navigabili ed interattive
  • Monitoraggio della performance della farmacia
  • Valutazione dell’andamento commerciale e della marginalità
  • Gestione dell’incentivazione collaboratori
  • Gestione Fidelity di gruppo
  • Flussi dati e integrazione con operatori di settore

 

CloudFarma

Alto livello di affidabilità

La piattaforma CloudFarma garantisce alti livelli di affidabilità e sicurezza del dato, rappresenta pertanto il nostro riferimento nella progettazione di servizi che hanno la necessità di elaborare enormi quantità di dati a supporto della gestione di gruppi di farmacie o anche farmacie singole.

Lo SLA (Service Level Agreement) prevede un uptime del 99,95% su base annuale, di accessibilità tramite rete internet alla infrastruttura presente nel territorio italiano.

 

CloudFarma – Architettura

L’architettura tecnologica di CloudFarma, basata su database Oracle, consente di ottenere una maggiore scalabilità rispetto ad un sistema informatico installato localmente.

Di fronte alla necessità di maggiori risorse, il sistema espande automaticamente e con estrema flessibilità l’infrastruttura offrendo sempre alti livelli di servizio.

Il database di Oracle garantisce la memorizzazione e l’immediato accesso ottimizzato nelle prestazioni a grandi quantitativi di informazioni.

L’accesso ai servizi può avvenire da qualsiasi posto e in qualsiasi momento, anche attraverso smartphone, tablet, notebook o pc desktop protetto secondo i più elevati standard di sicurezza.

La fruizione dei servizi è completamente indipendente dal dispositivo con il quale ci si collega e dalle periferiche: trattandosi di un servizio online, non si è vincolati ad utilizzare particolari hardware o determinate configurazioni di reti ma è appena sufficiente qualsiasi dispositivo fisso o mobile capace di un collegamento internet attraverso un qualsiasi browser.

La piattaforma CloudFarma offre il massimo livello di affidabilità con i servizi di Backup e di Disaster Recovery mettendo così al sicuro i dati della farmacia da eventuali problemi che potrebbero presentarsi localmente.

Nella seguente figura è illustrato lo schema dell’architettura del sistema.

 

 

Gestione Magazzino virtuale centralizzato

Tutta la movimentazione delle farmacie periferiche viene replicata con il massimo dettaglio sulla piattaforma, dando vita ad un “magazzino virtuale” interrogabile ed interoperabile con visione di insieme e di sintesi efficace ed immediata.

Il magazzino virtuale rappresenta una solida base dati su cui poggiano le funzionalità centralizzate della piattaforma CloudFarma.

Dal magazzino virtuale potranno essere erogati molteplici servizi, fruibili anche da strumenti mobile e/o da APP ottimizzate, come ad esempio:

  • interrogazione giacenze in tutte le farmacie;
  • visualizzazione del dettaglio della movimentazione del prodotto sulle singole farmacie;
  • verifica disponibilità grossista, tramite i canali standard di comunicazione;

 

La piattaforma CloudFarma consente anche l’erogazione di servizi al cittadino attraverso l’uso di tecnologie mobile su App come ad esempio:

  • ricerca di un prodotto sul territorio nelle farmacie del gruppo:
  • prenotazione del prodotto procurabile dalla farmacia;
  • comunicazione all’utilizzatore finale dell’orario prevista disponibilità del prodotto in farmacia;
  • emissione messaggio di notifica contenente numero identificativo prenotazione;
  • notifica disponibilità per ritiro prodotto in farmacia.

 

La virtualizzazione del magazzino è estesa anche a depositi a cui il gruppo di farmacie delega la gestione della logistica

La piattaforma CloudFarma implementa le interfacce standard di mercato (DDT elettronica EDI, FarmaClick, etc.) proponendo inoltre un proprio protocollo di comunicazione; è inoltre possibile, con progetti ad hoc, implementare modalità diverse per interfacciare sistemi proprietari.

Cloud Farma è aperta alle integrazioni con piattaforme esterne strutturate per lo stoccaggio e la distribuzione.

 

Ordini diretti a fornitore

La piattaforma CloudFarma offre una ampia serie di funzionalità per la gestione degli ordini diretti centralizzati e nella gestione del rapporto con i fornitori.

CloudFarma permette l’emissione di ordini centralizzati per gruppi di farmacie in base a diversi criteri di scelta, la piattaforma è infatti propositiva nella formulazione della proposta d’ordine, basando gli algoritmi di calcolo su molteplici fattori:

  • ottimizzazioni magazzino

bilanciamento disponibilità prodotti equivalenti

indici di rotazione sul medio periodo

controllo periodi massimi di copertura

arrotondamenti logistici

  • opportunità di acquisto

confronto con i costi proposti da altri fornitori

arrotondamenti in funzione degli sconti merce

  • copertura finanziaria

bilanciamento indici copertura/dilazione di pagamento

La proposta d’ordine così come il successivo ordine confermato verranno valorizzati sulla base dei listini e delle condizioni di fornitura codificate nel sistema.

Per i gruppi di farmacie il sistema offre importanti funzionalità, quali:

  • ordine multiplo per più farmacie
  • ordine con consegna cumulata su una o più farmacie;
  • ordine per consegna su magazzino di logistica;
  • bilanciamento giacenze fra più farmacie contestuale all’emissione ordine.

  

Analisi sottoscorta e bilanciamento magazzini farmacie

I magazzini di farmacia vengono costantemente monitorati e sottoposti ad analisi per prevenire possibili situazioni di rottura di stock.

Le analisi si basano sugli stessi algoritmi utilizzati nella formulazione della proposta d’ordine: il risultato dell’analisi è l’emissione di una proposta di ordine o di trasferimento da altra farmacia o magazzino logistico di riferimento per il gruppo.

  • Bilanciamento delle scorte

trasferimento da altra farmacia che abbia degli over stock, ovvero una giacenza prodotto tale da consentire il trasferimento di una parte della giacenza in esubero

  • Proposta ordine

in caso contrario, il sistema propone la formulazione di un ordine a fornitore per quei prodotti che, storicamente, sono stati acquistati direttamente a ditta.

 

Anagrafiche centralizzate

La piattaforma CloudFarma offre una serie di funzionalità ampliate ed ottimizzate anche per la gestione collaborativa fra le farmacie e la filiera del farmaco nel suo complesso.

Per i gruppi di farmacie, tali obiettivi passano attraverso il controllo e la gestione centralizzata dei contratti di acquisto, delle condizioni di vendita e delle anagrafiche centralizzate:

  • Fornitori
  • Operatori di farmacia
  • Clienti

L’anagrafica inserita verrà immediatamente distribuita alle farmacie, garantendo in questo modo la circolarità dell’informazione e la fruibilità immediata.

Queste funzionalità rispondono alla necessità primaria di organizzare al meglio le attività di una singola farmacia o di una farmacia inserita nel contesto di un gruppo, offrendo servizi centralizzati per:

  • gestire e verificare le attività dei singoli operatori;
  • codificare il rapporto con i Fornitori, verificando nel contempo il rispetto degli accordi presi;
  • formulare le politiche di vendita – prezzi, offerte- profilate per categorie di utenti;
  • interagire con le piattaforme di servizio -centri di distribuzione-.

 

Cruscotto di gestione: un monitoraggio continuo

Il cruscotto rappresenta uno strumento di analisi sintetica dei principali elementi oggetto di dettaglio.

Il vantaggio della rappresentazione sotto forma di cruscotto è la immediata percezione degli “alert” per gli andamenti anomali che meritano approfondimento ed interventi correttivi immediati.

L’anomalia viene intercettata applicando criteri di analisi statistica, ovvero la comparazione del dato del periodo in analisi con le medie storiche acquisite:

  • andamento vendite farmacia;

vendite assoluto, numero scontrini, media scontrino, media per numero ore/dipendenti;

  • evidenza dell’ammontare degli sconti manuali applicati in vendita;
  • monitoraggio degli incassi;
  • monitoraggio delle vendite sotto margine;
  • monitoraggio prodotti ad alto indice di rotazione mancanti in farmacia.
  • andamento complessivo della movimentazione di magazzino;
  • valorizzazione della movimentazione per tipologia;

carichi, vendite, resi a fornitore, storno vendite, Assinde, movimenti interni, autoconsumi, rettifiche, trasferimenti fra sedi

  • quadratura giacenze contabili inizio-fine giornata.

 

Analisi statistiche

La piattaforma CloudFarma implementa modelli di Business Intelligence basati su analisi statistiche e controllo di gestione realizzati su misura per le diverse tipologie di utenti.

Con CloudFarma i classici modelli di analisi statistica sul venduto ed acquistato nelle più svariate forme vengono arricchiti dal confronto tra i dati delle farmacie del gruppo e la comparazione con i dati medi di mercato:

  • per i gruppi di farmacie, raffronto andamento della singola rispetto al gruppo;
  • per la singola farmacia, raffronto con il proprio mercato di riferimento (tipologia di farmacia/zona geografica).

Le analisi di sintesi vengono fornite aggregando i prodotti per “categoria merceologica” ed anche per “classificazione category”, classificazione quest’ultima garantita dalla Banca Dati farmaceutica MEF Data.

I modelli di analisi previsti consentono la visione aggregata di informazioni eterogenee, garantendo la possibilità di percepire “a colpo d’occhio” eventuali anomalie.

Di seguito riportiamo i principali modelli di analisi:

  • analisi acquistato per fornitore sino al massimo dettaglio prodotto
  • analisi vendite sino al massimo dettaglio prodotto
  • analisi della marginalità, con particolare attenzione alla composizione del costo del prodotto
  • scomposizione analitica del venduto del periodo
  • andamento vendite giornaliere nel periodo, con analisi per fascia oraria, media scontrini, media operatori in farmacia
  • analisi delle performance degli operatori di farmacia: vendite giornaliere, media scontrino, mix prodotti libera vendita e ricette nello scontrino
  • analisi magazzino, analisi per singolo prodotto, raggruppamenti merceologici e per produttore:

andamento delle scorte medie di magazzino, indici di copertura, rapporto sul fatturato sviluppato nel periodo

giacenza prodotti invendibili, incidenza sulle giacenze vendibili, rapporto sul fatturato sviluppato nel periodo

 

Gestione politiche commerciali e allineamento prezzi

Sulla piattaforma CloudFarma vengono replicati i listini di vendita delle singole farmacie.

I prezzi vengono costantemente ed automaticamente aggiornati in relazione alle variazioni di costo e prezzo al pubblico: una specifica funzione provvede al riallineamento dei prezzi in funzione delle politiche di vendita definite centralmente.

CloudFarma consente di codificare le condizioni di vendita al pubblico, profilate per le categorie clienti a cui possono essere dedicate e consente di:

  • memorizzare i listini di vendita profilati per singola farmacia;
  • gestire le condizioni di vendita delle promozioni commerciali profilate per tipologia di cliente con definizione del periodo di validità;
  • distribuire automaticamente le informazioni alle singole farmacie.

Le condizioni di vendita potranno essere quindi diversificate per singola farmacia e/o per cluster di farmacie operando all’interno di una struttura gerarchica a più livelli.

 

Chiusure di cassa centralizzate

Questa funzionalità è particolarmente interessante per avere sempre in linea centralmente le operazioni di chiusura di cassa e versamenti delle farmacie periferiche.

I dati relativi alla chiusura giornaliera effettuata dal gestionale di farmacia vengono replicati su CloudFarma e sono completi anche dei dati relativi alle modalità di incasso, alle distinte di versamento, al dettaglio degli scontrini annullati, al fondo cassa, ai furti, agli incassi diversi, etc.

Possono essere quindi controllati centralmente la corrispondenza del dichiarato con i documenti giustificativi, prima di procedere con l’inserimento in contabilità.

I dati per la contabilità possono essere estratti dalla piattaforma CloudFarma su tracciati specifici, contenenti i dettagli necessari e sufficienti ad alimentare una prima nota contabile.

 

Controllo fatture fornitori

La piattaforma CloudFarma consente lo scambio delle fatture elettroniche, aprendo le porte agli standard de facto e ai tracciati e modalità di scambio dei principali attori presenti sul mercato.

L’attività di “controllo fatture fornitori” pone molta enfasi su questo aspetto, garantendo un elevato livello di automazione dei processi in presenza di questi supporti.

Il controllo di quadratura delle fatture si avvale dell’integrazione dei processi descritti, in particolare la gestione dei resi a fornitore e le pratiche di non conformità, garantendo una visibilità trasversale dei processi che portano a determinarne l’esito.

Queste le macro funzionalità disponibili in CloudFarma:

  • acquisizione ordini valorizzati da farmacie;
  • acquisizione carichi da farmacie o depositi esterni;
  • acquisizione fatture fornitori elettroniche;
  • accoppiamento documenti e quadratura;
  • analisi delle differenze: confronto fra condizioni ordine, valori del carico, valori in fattura;
  • rettifiche ed eventuale apertura pratiche di non conformità e/o richieste di accredito;
  • unione dei successivi documenti compensativi alla fattura (note di accredito – DDT di reintegro merce non consegnata, etc.) sino ad ottenimento della quadratura.

La piattaforma può essere integrata, anche con sviluppi “ad hoc”, con funzioni per l’esportazione di flussi dati che alimentano una contabilità generale ed analitica per centri di costo: ciò indipendentemente dal fatto che le fatture fornitori siano emesse distinte o meno per singola farmacia.

 

CloudFarma – La Farmacia sempre in tasca

Anche la singola farmacia con l’accesso a CloudFarma ha i suoi grandi vantaggi.

Attraverso un apposito cruscotto di analisi giornaliera dell’andamento della Farmacia è possibile avere il totale controllo da remoto della propria Farmacia.

Il farmacista riceverà specifici alert sui dispositivi mobile di segnalazione di eventi ed anomalie attraverso l’App CloudFarma.

 

Struttura della piattaforma

Il portale CloudFarma è così strutturato:

  • Motore di ricerca: consente di cercare funzionalità e informazioni all’interno del portale.
  • Link rapidi: link di utilizzo immediato (ad es. “Log out” ovvero uscita dal portale).
  • Informazioni pagina: titolo e percorso della pagina corrente.
  • Menù utente: menù contestuale riservato all’utente (ad es. gestione del proprio profilo).
  • Menù principale: menù che consente di accedere a tutte le funzionalità del portale.
  • Area di lavoro: area implementativa dedicata all’operatività.

 

Sito dedicato

http://www.cloud-farma.it

 

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